Простая арифметика или как сократить офисные расходы

Офис – это большой организм, содержание которого требует ежедневного внимания и вложений. Многие компании в попытках сократить эту статью расходов начинают экономить на удобстве сотрудников, на качестве товаров и услуг, а ведь можно просто немного пересмотреть бизнес-процессы.

Давайте посчитаем, сколько денег нам сэкономит переход на электронный документооборот вместо бумажного. Между прочим, это давно уже реально и подкреплено ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Начнем с того, что мы немного расскажем, для тех, кто не знает, как происходит обмен документами при взаимодействии двух юридических лиц. Каждая продажа сопровождается пакетом документов. Это счет на оплату, счет-фактура, товарно-транспортная накладная (в случае продажи товаров), договор поставки или оказания услуг, акты (в случае оказания услуг). Все эти документы должны в бумажном виде, с подписями и печатями присутствовать у обеих сторон.

Даже если у нас небольшая сделка и каждый документ занимает один лист формата А4, кроме договора, который займет три листа, это тоже минимум, получаем 13 листов по каждой сделке, не считая платежек, которые до сих пор распечатывают и прикрепляют к документам по сделке.

Пачка бумаги 500 листов стоит в среднем 220 рублей. Один лист обходится в 0,44 рубля, значит один пакет документов обходится в 5,72 рублей. Отправка одного пакета документов с уведомлением, потому что мы хотим быть уверенными, что клиент получил документы и у нас есть шанс получить наши оригиналы к сроку сдачи отчетности, составит еще 59 рублей без НДС. Каждая продажа только по документам съедает почти 66 рублей. Мы не будем напоминать, что обычно приходится по несколько раз направлять документы, потому что они все время теряются.

Если у вас, к примеру, 10 продаж в день, специально берем небольшой показатель, чтобы было понятно, что электронный документооборот – это не роскошь крупных корпораций, а вполне реальная экономия для каждой организации, то каждый день вы тратите по 660 рублей только на подготовку документов. Это без стоимости рабочего времени специалистов, расхода чернил и износа принтера.

Дальше проще: в неделю – 660*5=3 300 рублей; в месяц по рабочим дням 660*22=14 520 рублей; в год – 14 520*12=174 240 рублей.

Напоминаем, это только бумага среднего качества и конверты. В идеальных условиях печати без ошибок и с первого раза и такой же отправки. Никаких погрешностей здесь не учтено.

А теперь внимание, вопрос! Знаете ли вы, что каждый пользователь 1С имеет доступ к сервису электронного документооборота в рамках обычного договора сопровождения, без дополнительных платежей.

Мало того, документы еще и отправляться могут автоматически, а это сэкономит вам не только деньги, но и время сотрудников, исключит возможность ошибки, упростит сдачу отчетности. А еще автоматические сверки, проверка контрагентов и многое другое, но об этом в другой раз!

Самое интересное, что стоимость целого года информационно-технического сопровождения 1С, которое включает в себя не только обновления системы, но и большое количество удобных дополнительных сервисов, значительно ниже стоимости вашей офисной бумаги, только той, которую мы посчитали на печать документов при небольшом объеме продаж.

Обратитесь к нашим специалистам, чтобы получить подробную консультацию по тем возможностям реальной экономии, которые вы упускаете.